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Bientôt, les aoûtiens, s’ils ne sont pas déjà en train de bronzer sur une plage ensoleillée, prendront la route des vacances. Afin de partir l’esprit léger et éviter les pensées entêtantes telles que « Oh zut, et si Monsieur Machin appelle la semaine prochaine, personne ne saura lui répondre ! » ou « Flûte, j’ai complètement oublié de finaliser ce dossier, tant pis, je le ferai demain première heure avant d’aller à la plage… », préparer son départ est indispensable. Mais ceci demande un minimum d’anticipation.
1En amont, l’indispensable check-list
Dix ou quinze jours avant le départ, il est conseillé de lister toutes les tâches à effectuer avant de lever les voiles : dossiers à finir, rendez-vous à fixer, mails à envoyer, coups de fil à passer. Cela permet de décharger son esprit, de ne rien oublier, et évitera un réveil nocturne en catastrophe à l’idée de ce mail que vous n’avez pas envoyé !
2La passation avec ses collègues
Certes, vous serez en congé. Mais la vie continue dans l’entreprise ! Informez autant que possible vos collègues des affaires en cours, au cas où un nouvel élément surgisse pendant votre absence. Agir ainsi est dans votre intérêt tout autant que dans celui de vos clients, partenaires ou fournisseurs : une demande sera traitée avec beaucoup plus d’attention si le collègue qui vous remplace est au courant du dossier. Dans le cas contraire, il risque de reporter la demande jusqu’à votre retour ou la laisser en plan, ne se sentant nullement concerné, ce qui vous porterait préjudice au final.
3Informer de son absence
Que ce soit sur la messagerie de votre répondeur ou via le message d’absence de votre boîte mail, il est indispensable de prévenir vos interlocuteurs que vous êtes en congé jusqu’à telle date, et de donner les coordonnées de la personne qui vous remplace. Dans le cas contraire, votre image et celle de l’entreprise en pâtit car on prendra votre non réponse comme de l’indifférence ou de la négligence.
De plus, vous prenez le risque d’être harcelé tous les jours par des coups de fil intempestifs… et de finir par écouter des messages impatients voire haineux sur votre répondeur. L’idéal est même de prévenir en amont vos clients, vos fournisseurs, ou vos partenaires de vos dates de vacances afin qu’ils puissent anticiper votre absence et agir en conséquence.
4Ranger son bureau
Même si vous ne le faites qu’une fois dans l’année, c’est le moment ! La seule pensée d’un bureau mal rangé peut suffire à gâcher les vacances des plus maniaques. Alors prenez le temps de faire un peu de tri et de ranger, vous partirez l’esprit plus léger et votre retour sera beaucoup plus agréable. Sans compter que pendant votre absence, des regards curieux s’empresseront peut-être d’aller y faire un tour !
5Déconnecter… vraiment !
Les vacances sont faites pour se reposer et se libérer de l’agitation liée à la vie professionnelle. Cette déconnexion est nécessaire pour son bien-être psychique et son équilibre familial. Le cerveau a besoin de repos et n’en sera que plus efficace par la suite. Donc laissez vos dossiers au bureau, éteignez votre portable professionnel, n’allez pas vérifier vos mails dix fois par jour. Et si vraiment votre responsabilité exige que vous consultiez votre boîte mail, fixez-vous des plages horaires fixes et n’ouvrez que les mails qui paraissent urgent.
